«Один документ заощадить годину щодня. За місяць це три робочих дні»: Валерій Гармаш про те, як налаштувати бізнес-процеси та не вигоріти
Співзасновник ГО «Має сенс» та СЕО Ukrainian Media Business Academy (UMBA) Валерій Гармаш провів тренінг «Медіа як система: як налаштувати бізнес-процеси та не вигоріти» про бізнес-процеси для медіа. Учасники, переважно з локальних та регіональних редакцій, зібралися, щоб розібратися, як впорядкувати хаос, економити час і працювати ефективно, не вигоряючи. Ось шість ключових уроків із тренінгу, які ефективні медіа переходять від гасіння пожежі до системної роботи — на основі досвіду Валерія та щоденної роботи ГО «Має сенс».
Хаос — це не стратегія, а системність — свобода
Валерій почав із тези: «Бізнес-процеси або працюють на тебе, або проти тебе». Навіть якщо у вашій редакції все тримається на керівника, а завдання губляться в месенджерах, це теж бізнес-процес — просто хаотичний. «Якщо все в голові керівника, це не система, а горлечко пляшки, де накопичуючи інформацію застрягає», — замість нього. Учасники, як-от Тетяна з маленької редакції, підтвердили: без структури важко навіть із двома людьми в команді.
Щоб позбутися хаосу, Валерій радить почати з малого: звернути один повторюваний процес (наприклад, написання статті) і прописати його покроково — дії, відповідальні, дедлайни. ГО «Має сенс» використовує ClickUp, де всі процеси зафіксовані, що дозволяє команді з 17 людей працювати як 25. «Системність — це свобода, бо ти не витрачаєш час на пояснення одних і тих самих речей», — підкреслив Валерій.
Прописані процеси економлять час і нерви
«Якщо завдання не зафіксовано, воно не існує», — наголосив Валерій. Учасники, як Віта, поділилися, що втомилися пояснювати стажерам одні й ті самі дії, наприклад, як опублікувати новину. Валерій запропонував простий підхід: прописати інструкцію для повторюваних завдань. «Один раз витратиш дві години, зате потім заощадиш 20 хвилин щодня», — пояснив він.
У ГО «Має сенс» усі процеси — від написання новин до онбордингу — задокументовані в ClickUp. Наприклад, інструкція для публікації новини включає кроки: ідея від редактора, написання журналістом, вичитка, оформлення, публікація, звіт у CRM. Це дозволяє навіть новачкам швидко влитися. Одна з учасниць зазначила, що делегування написання інструкцій тим, хто вже працює з процесом (наприклад, журналісту, яка знає адмінку), ще більше економить час керівника.
Чітки ролі усувають «перетягування ковдри»
«Ніхто не розуміє, за що відповідає — це прямий шлях до хаосу», — сказав Валерій. У маленьких редакціях одна людина часто виконує кілька ролей, але важливо чітко їх розмежувати. Наприклад, у процесі публікації новини пише журналіст, редактор вичитує, а контент-менеджер публікує. Навіть якщо це одна людина, фіксація ролі уникнути плутанини.
У ГО «Має сенс» ролі прописані в ClickUp: кожен бачить, де його зона відповідальності та дедлайни. Це усуває ситуації, коли «всі роблять усе», і спрощує делегування, коли команда розширюється. Учасниця Тетяна поділилася досвідом роботи з великою організацією, де чіткі інструкції спрощують роботу навіть для новачків, бо кожен знає, що робити.
Автоматизація та штучний інтелект — must-have для медіа
Валерій поділився, як ГО «Має сенс» використовує автоматизацію та штучний інтелект для економії часу. Наприклад, у медіа-напрямку Inoreader збирає дані з 80 джерел для стрічки новин, скорочуючи час роботи редакторів із 8 годин до 1 години 55 хвилин. У фандрейзингу ШІ аналізує 200 грантових заявок щомісяця, відбираючи 8–10 релевантних, що раніше займало 75% часу грант-менеджера.
«ШІ не замінить редактора, але звільнить час для важливого», — зазначив Валерій. Учасники, як Ігнат, зацікавилися ШІ, і Валерій порадив почати з простих інструментів, як ChatGPT чи Claude, та інтегрувати їх в роботу редакції. ГО «Має сенс» має окрему людину - digital-директорку Юлію Машуту, яка відповідає за інтеграцію ШІ в усі процеси, що дозволяє команді фокусуватися на стратегії, а не рутині.
Опір змінам — це нормально, але є рішення
Одна з учасниць тренінгу розповіла, як її команда чинить опір нововведенням, аргументуючи: «А ми так раніше не робили». Валерій пояснив, що це типовий «внутрішній спецназ» — психологічний опір змінам через страх нового. Його рішення — запроваджувати зміни як експерименти: «Спробуймо на місяць, якщо не сподобається — відкотимо». Це знижує спротив, бо команда бачить, що нічого не втрачає.
У ГО «Має сенс» нові процеси тестують як пілотні проєкти, а потім оцінюють результат. Наприклад, перехід на ClickUp спочатку викликав запитання, але за два тижні команда побачила, що завдання не губляться, і прийняла інструмент. Валерій порадив: «Починайте з малого — однієї інструкції, одного процесу. Коли команда побачить результат, опір зникне».
Почніть із малого, але почніть уже зараз
«Не треба писати 70 документів одразу», — наголосив Валерій. Досвід ГО «Має сенс» почався з одного документа — інструкції для написання новин. Це звільнило час головного редактора, який раніше відповідав на одні й ті самі запитання. Учасниця Віта поділилася, що написала першу інструкцію після третьої стажерки за тиждень, бо «лінь пояснювати одне й те саме».
Валерій запропонував простий план:
1) виберіть один процес (наприклад, публікація статті);
2) пропишіть кроки, відповідальних і інструменти;
3) протестуйте і вдоскональте.
ГО «Має сенс» ділиться шаблонами й гайдами в ClickUp, які учасники можуть адаптувати. «Один документ може заощадити годину щодня. За місяць це три робочих дні», — підсумував Валерій.
Як це застосувати у вашій редакції?
Тренінг показав, що навіть маленька редакція з двома людьми може працювати без хаосу, якщо прописати процеси та використовувати інструменти, як ClickUp чи Google Workspace. Досвід ГО «Має сенс» доводить: системність економить час, а автоматизація й ШІ дозволяють робити більше з меншими ресурсами. Почніть із малого — однієї інструкції, одного процесу — і ви побачите, як з’являється час для стратегії та розвитку.
Хочете дізнатися, як впроваджувати бізнес-процеси чи працювати зі ШІ у медіа? Приєднуйтесь до курсів UMBA. Слідкуйте за анонсами на сайті ГО «Має сенс». А ще приходьте на неформальну зустріч «#якутебе» в останній четвер місяця — поділимося досвідом і, можливо, трішки поскаржимося за кавою!
Марія Кучеренко, програмна менеджерка UMBA, менеджерка з комфорту в ГО «Має сенс».