«Завдання, яке не зафіксоване, не існує». Що Валерій Гармаш радить менеджерам, щоб впоратися з багатозадачністю
17 липня 2025 року Валерій Гармаш, CEO ГО «Має сенс» та засновник Ukrainian Media Business Academy (UMBA), провів тренінг «Менеджер на всі руки: як не згоріти в умовах багатозадачності». Менеджери з медіа та інших сфер зібралися, щоб отримати практичні інструменти для роботи в умовах хаосу, уникнення вигорання та ефективного управління завданнями.
Що ж радив Валерій учасникам? Він розповів, як системність, делегування та сучасні інструменти, як-от ClickUp, допомагають тримати все під контролем і все це на основі власного досвіду Валерія та реальної роботи ГО «Має сенс».
Багатозадачність — це міф, який веде до вигорання
Валерій Гармаш розпочав тренінг із розвінчання міфу про багатозадачність: «Мультизадачність — це не суперсила, а пряма дорога до вигоряння». Дослідження показують, що багатозадачність — це не одночасне виконання кількох справ, а швидке переключення між завданнями, яке виснажує. «Хтось переключається за п’ять хвилин, хтось за годину, але це завжди забирає енергію», — пояснив Валерій. У медіа, де менеджери часто поєднують ролі редактора, продажника та координатора проєктів, це особливо актуально через скорочення штатів і зростання навантаження.
Щоб уникнути хаосу, Валерій радить фокусуватися на пріоритетах. Наприклад, метод «одна важлива справа на день» допомагає концентруватися на ключовому завданні, а решту виконувати за залишковим принципом. «Ти маєш закінчити день із думкою: я зробив найважливіше», — наголосив він. Цей підхід дозволяє менеджерам зберегти енергію та уникнути психоемоційного виснаження, що особливо важливо в умовах інтенсивної роботи.
Система важливіша за героїзм
«Якщо все терміново, то нічого не важливо», — підкреслив Валерій. Учасники тренінгу погодилися, що в медіа часто виникає відчуття, що «все треба зробити зараз». Це призводить до хаосу, коли менеджер намагається встигнути все, але не досягає результату. Замість героїчних зусиль Валерій пропонує створювати систему: чітко визначати пріоритети, фіксувати завдання та делегувати рутину. «Система важливіша за героїзм. Ручне управління — це шлях до вигорання», — зазначив він.
ГО «Має сенс» використовує ClickUp як єдину систему для всіх команд, що дозволяє впорядкувати процеси. Завдання розподіляються між відділами, а прогрес видно в реальному часі. «Завдання, яке не зафіксоване, не існує», — додав Валерій, закликаючи учасників відмовитися від «усних домовленостей» і використовувати таск-менеджери. Такий підхід економить час і знижує ризик втрати важливих деталей.
Делегування — це стратегія, а не слабкість
Делегування — ключ до ефективної роботи в умовах багатозадачності. Валерій наголосив: «Делегування — це не слабкість, а стратегія. Передав завдання — звільнив простір для важливого». Часто менеджери думають: «Ніхто не зробить краще за мене», але це помилка. «Якщо людина в твоїй команді, значить, ти їй довіряєш. Делегуй, і вона впорається», — пояснив він.
У ГО «Має сенс» делегування підтримується чіткою системою в ClickUp. Наприклад, коли створюється лід у продажах, генерується покрокова інструкція для менеджера, а завдання розподіляються між відділами (продажі, редакція, бухгалтерія). Це дозволяє кожному зосередитися на своїй ролі, а не тягнути все на собі. Учасники тренінгу визнали, що делегування допомагає не лише економити час, а й будувати довіру в команді.
Читайте також: Реклама як інструмент розвитку: що показало міні-опитування локальних медіа від UMBA
Фокус — це суперзброя менеджера
«Фокус — це суперзброя», — підкреслив Валерій, розповідаючи про метод «двох важливих справ на день». Цей підхід допомагає менеджерам не розпорошуватися на дрібні завдання, а концентруватися на ключових цілях. «Одна чи дві важливі справи мають бути виконані, решта — бонус», — пояснив він. Наприклад, можна планувати виконання завдань за піковим часом енергії: складні задачі виконуються, коли людина в ресурсі, а рутина — на спаді.
Валерій також поділився своїм розкладом у ClickUp, де видно, як завдання прив’язані до календаря. «План без часу — це просто бажання», — зазначив він. Учасники погодилися, що чітке планування за енергією (а не лише за годинами) допомагає уникнути перенавантаження.
ClickUp — віртуальний офіс ГО «Має сенс»
ГО «Має сенс» отримала безкоштовний доступ до бізнес-версії ClickUp, написавши компанії лист із поясненням, що ми — українська ГО, яка працює в медіа. «Ми просто постукали, і нам відчинили», — розповів Валерій. Цей інструмент став основою «віртуального офісу організації», де зібрані завдання, календарі, бази знань, чати та автоматизації. «ClickUp дозволяє нам працювати так, ніби нас 25, хоча в команді 17 людей», — додав він.
ClickUp підтримує всі напрямки роботи ГО: медіа, академія, хаби, консалтинг і продажі. Наприклад, у медіа-напрямку завдання для редакцій (Слов’янськ, Чернівці) розподіляються автоматично, а контент-плани чітко структуровані за типом контенту, каналами та датами. Учасники тренінгу дізналися, що ClickUp дозволяє мігрувати дані з інших платформ і має безкоштовну версію, яка покриває більшість потреб невеликих команд. Валерій також поділився гайдом «ClickUp за 5 днів», який допомагає налаштувати інструмент для медіа.
Читайте також: Медіа зростають самостійно: фінансові результати учасників курсу «Sales-менеджер у медіа 1.0» за два місяці роботи
Автоматизація економить час і сили
Автоматизація — це не розкіш, а необхідність для сучасних менеджерів. Валерій поділився, як ГО «Має сенс» використовує штучний інтелект і ClickUp для оптимізації процесів. Наприклад, у медіа-напрямку Inoreader автоматично збирає дані з джерел для стрічки новин, скорочуючи час роботи журналістів із 8 годин до 1 години 55 хвилин. У фандрейзингу штучний інтелект аналізує грантові можливості, зіставляє їх із проєктами організації та формує перелік документів для заявок.
«Автоматизація економить години роботи щодня», — зазначив Валерій. Учасники тренінгу, як-от Ольга, яка використовує Notion, визнали, що перехід на автоматизовані інструменти, як ClickUp, може спростити командну роботу, адже завдання стають доступними всім, а не лише в особистих щоденниках. Валерій наголосив: «Інструмент — не чарівна паличка, але без процесу він не працює. Спочатку вибудовуйте систему, а потім додавайте технології».
Тренінг Валерія Гармаша довів, що багатозадачність у медіа — це не вирок, якщо є чітка система, делегування та інструменти, як ClickUp. Досвід ГО «Має сенс» показує, як 17 людей виконують роботу 25 завдяки автоматизації та структурованому підходу. Учасники отримали не лише практичні поради, а й гайд із налаштування ClickUp, який можна застосувати вже зараз.
Марія Кучеренко, програмна менеджерка UMBA, менеджерка з комфорту в ГО «Має сенс».