Щоб реклама працювала, а команда не вигоряла. 5 процесів, які треба систематизувати в кожній редакції
У багатьох локальних медіа рекламні проєкти йдуть не так, як хотілося б — не тому, що команда некомпетентна чи ідеї слабкі. А тому, що процесу… немає. Клієнт щось сказав на словах, менеджер не все записав, дизайнер не зрозумів, редактор чекає правок, а клієнт — звіт. Усі в стресі. І ніхто не хоче повторення.
Але це не вирок. Потрібно просто прописане узгодження: хто, коли, що робить, на якому етапі включається і за яку роботу відповідає. В рамках челенджу “Медіа + бізнес = реклама” ми зібрали 5 ключових процесів, які найчастіше “висять у повітрі” — і які варто навести до ладу, щоб ваш рекламний відділ працював, як годинник.
1. Від запиту до угоди
Як є?
Клієнт пише у Facebook або телефонує комусь із команди. Немає чіткого розуміння, хто відповідає першим. Пропозиція формується вручну, по-різному щоразу. Угода не фіксується, поки хтось не згадає про неї знову.
Як має бути?
Є скрипт першого контакту й шаблон комерційної пропозиції. Кожен запит одразу фіксується в CRM. Зрозуміло, хто надсилає рахунок, коли та як. Немає втрат часу — є спокій і прозорість.
“Зараз я бачу нагальну потребу систематизувати всі основні бізнес-процеси нашого медіа. Йдеться не лише про впорядкування окремих етапів, а про повне описання кожного процесу "від і до" — з чітким поділом відповідальностей, термінів та інструментів”, — каже Катерина Матко, керівниця Знам’янка.City.
2. Від угоди до публікації
Як є?
Клієнт затвердив щось на словах, редакція інтерпретувала по-своєму. У дизайні — одне бачення, у тексті — інше. Хто відповідальний за дедлайн — невідомо. Брифу або нема, або він “десь у переписці”.
Як має бути?
Кожен проєкт починається з шаблонного ТЗ. Є чек-лист публікації й контент-календар, все зафіксовано в CRM. Усі бачать дедлайни, зміни й затвердження в одному місці. Ніхто не перекидає файли по п’яти чатах — усе під контролем.
3. Післяпублікаційна комунікація
Як є?
Матеріал вийшов — і тиша. Клієнту не надіслали посилання. Ніхто не нагадав про звіт. Через тиждень він сам пише: “Ну як там?” Відповідь шукається в паніці.
Як має бути?
Є шаблон короткого листа з лінком. У CRM стоїть дата звіту. Звіт містить охоплення, кліки, збереження, коментарі. І — форма на фідбек. Клієнт задоволений, бо його не змушують нагадувати про себе.
4. Внутрішні комунікації
Як є?
Сейлз кидає в чат: “Це вже зробили?” Редактор: “Що саме?” Дизайнер: “А я взагалі не бачив цього брифу”. Ніхто не знає, коли включатись, а коли вже пізно.
Як має бути?
Є картка проєкту в CRM з усією інформацією: завдання, дедлайни, контакти. Впроваджено правила взаємодії. Кожен знає, на якому етапі його зона відповідальності — і як діяти, якщо щось пішло не так.
“Потрібно покращити комунікацію між менеджером та бухгалтеркою - виконання замовлення після оплати. Покращити збір звітів про перегляди та охоплення між редактором сайта, СММ та менеджером”, — уточнила Тетяна Терзі, керівниця "Махала".
5. Фінансове планування і контроль
Як є?
Здається, ми щось заробили. Але скільки? Із яких саме проєктів? А скільки ще не оплатили? Ці питання зависають у повітрі.
Як має бути?
Доходи і витрати зафіксовані в CRM. Щомісячний звіт показує прибутковість по кожному проєкту. Команда отримує короткий фінансовий дайджест — щоб розуміти, що ми робимо не просто красиво, а ефективно.
“У нас часто витрати “десь були”, доходи “десь є”, але картини цілком — ніхто не бачить. Немає звички підбивати підсумки і робити планування. Потрібно терміново наводити в цьому лад”, — зазначив Сергій Пономарьов, засновник life.kyiv.ua.
Навіть найпростіші шаблони та правила зменшують стрес, зберігають репутацію й дозволяють думати стратегічно, а не гасити пожежі.
Якщо хочете не просто “справлятися”, а навчитись працювати системно — реєструйся на наш курс “Sales-менеджер у медіа” 👉https://forms.gle/dkj6HSbsk6cZJwFs7 А як є питання — пишіть m.kucherenko@sense.ngo.
👩💻 Марія Кучеренко, програмна менеджерка UMBA