Призначити відповідального недостатньо: як керівнику побудувати грантову роботу в громаді

У громаді може бути людина, відповідальна за гранти. Вона стежить за конкурсами, читає умови програм, шукає можливості й готує заявки. Але щойно справа доходить до конкретного проєкту, їй потрібні дані від одного відділу, інформація від іншого, допомога з бюджетом від бухгалтерії, рішення керівництва та контакти потенційних партнерів.

Тому грантова робота не може триматися на одній людині, навіть якщо ця людина дуже вмотивована й добре знає свою справу.

Про те, як керівнику залучати команду до проєктної роботи, говорили під час онлайн-тренінгу UMBA від ГО «Має Сенс» «Як керівнику громади залучити команду до грантової роботи: від мотивації до генерації проєктних ідей». Тренінг провела Марія Кучеренко, програмна директорка UMBA, тренерка з проєктного менеджменту, HR-фахівчиня та рекрутерка.

Говорили передусім про управлінську сторону грантової роботи: чому працівники включаються або не включаються в додаткові задачі, що в цій ситуації залежить від керівника, як розподіляти відповідальність і як перетворювати спільне обговорення проблем громади на проєктні ідеї.

Одна «людина по грантах» не може знати все

Уявімо, що громада хоче підготувати проєкт у сфері освіти. Людина, яка пише заявку, може знати вимоги донора, структуру проєкту й правила оформлення документів. Але вона не обов'язково знає, скільки дітей користуватимуться майбутньою послугою, які проблеми бачать директори шкіл, які дані вже має профільний відділ і що реально можна змінити за рік.

Якщо йдеться про соціальний проєкт, потрібна інша експертиза. Про молодіжний — ще інша. А до бюджету, закупівель, комунікації чи юридичних питань мають долучатися відповідні фахівці.

Тому системна грантова робота — це не ситуація, коли всі працівники громади раптом стають грантрайтерами. Це ситуація, коли люди розуміють, у який момент і з якою експертизою вони мають долучитися.

Завдання керівника тут — не написати заявку замість команди й не контролювати кожне речення. Значно важливіше створити зрозумілий процес: хто збирає інформацію, хто знає проблему, хто може запропонувати рішення, хто працює з бюджетом, а хто має повноваження погодити наступний крок.

Саме таку логіку учасники відпрацьовують і на курсі Академії UMBA «Грантовий менеджмент для громад: від ідеї до реалізації». Навчання побудоване не навколо однієї заявки, а навколо всього процесу: від визначення потреб громади та пошуку можливостей до роботи команди, бюджетування, подачі й реалізації проєкту.

Дізнатися більше та зареєструватися на наступний потік: https://sense.ngo/umba/commune 

Чому команда не включається, навіть коли керівник цього хоче

Фраза «нам треба активніше подаватися на гранти» для керівника може означати конкретну ціль. Для працівника — ще одну задачу поверх уже наявних.

Особливо якщо незрозуміло, що саме від нього очікують, скільки часу можна витратити на цю роботу, де закінчується його відповідальність і хто допоможе, якщо для наступного кроку потрібні рішення інших людей.

Тому питання мотивації не варто зводити лише до бажання або небажання працівника працювати.

Якщо людина має основну роботу, а грантові задачі щоразу виникають як термінове додаткове навантаження, заклику «треба активніше включатися» може бути недостатньо. Керівникові важливо не лише поставити завдання, а й створити умови, за яких його реально виконати.

Це означає домовитися про ролі, пріоритети та строки. Пояснити, навіщо громаді конкретний проєкт. Дати працівникові можливість впливати на рішення у своїй зоні компетенції. І не вимагати, щоб одна людина відповідала за процес, який фактично залежить від роботи кількох відділів.

Не запитуйте команду просто: «Які у нас є грантові ідеї?»

Ще одна важлива частина грантової роботи починається задовго до пошуку конкретного конкурсу.

Команду можна посадити за один стіл і запитати: «Які проєктні ідеї ми можемо подати?». Але чистий аркуш рідко допомагає генерувати сильні рішення.

Продуктивніше почати з того, що люди вже добре знають: з проблем громади.

Що не працює? Яких послуг бракує мешканцям? З якими запитами вони приходять до різних відділів? Що роками відкладається через нестачу ресурсу? Яка проблема особливо гостра для молоді, ветеранів, підприємців, ВПО, людей старшого віку чи інших груп?

Тоді розмова рухається далі: кого стосується проблема, чому вона виникла, які дані її підтверджують, що вже намагалися зробити та якої зміни хоче досягти громада.

І лише після цього з'являється питання: який проєкт може допомогти?

Такий підхід змінює саму логіку роботи. Команда не намагається вигадати щось спеціально під черговий грантовий конкурс. Вона формує власні рішення для реальних потреб громади, а потім шукає фінансування, яке допоможе ці рішення реалізувати.

Хороша ідея ще не стає проєктом

Навіть продуктивна командна зустріч може закінчитися десятком сильних ідей — і нічим більше.

Люди розходяться по своїх робочих місцях, повертаються до поточних задач, а через кілька тижнів уже складно пригадати, хто мав перевірити статистику, хто — поговорити з потенційним партнером, а хто — допрацювати концепцію.

Тому важливо визначити наступний крок ще тоді, коли команда працює над ідеєю.

Хто її зафіксує? Якої інформації бракує? Хто її збере? Коли команда повернеться до цієї ідеї? Хто перевірятиме грантові можливості, під які вона може підійти?

Так поступово може формуватися банк проєктних ідей громади — не папка з десятками забутих документів, а робочий інструмент із проблемами, можливими рішеннями, необхідними даними, потенційними партнерами та відповідальними людьми.

І коли з'явиться релевантний конкурс, громаді не доведеться починати з питання «що б нам придумати?». Частина роботи вже буде зроблена.

На курсі «Грантовий менеджмент для громад: від ідеї до реалізації» команди громад саме тому працюють не тільки з правилами написання заявок. Вони вчаться формувати проєктні ідеї, шукати партнерів і фінансування, розподіляти роботу та переводити задум у проєкт, який можна подати донору.

Якщо хочете вибудувати такий процес у своїй громаді — реєструйтеся на наступний потік: https://bit.ly/4fUPSGx 

Де керівнику контролювати, а де — відпустити

Керівник має вплив на те, чи стане грантова робота частиною системи громади. Але це не означає, що він має особисто контролювати кожну таблицю, зустріч або абзац заявки.

Його роль особливо важлива там, де потрібно визначити пріоритет, домовитися про відповідальність, забезпечити взаємодію між підрозділами або ухвалити рішення, без якого команда не може рухатися далі.

Водночас у працівників має залишатися простір пропонувати рішення, сперечатися, тестувати ідеї та брати відповідальність за свою частину роботи.

Інакше виникає парадокс: керівник хоче ініціативної команди, але всі рішення команда звикає чекати від керівника.

Тому грантова робота — це ще й питання того, як усередині громади побудовані комунікація, відповідальність і довіра.

Не всі мають писати гранти. Але гранти мають стати командною роботою

Громаді не обов'язково мати великий окремий грантовий відділ, щоб системно залучати зовнішнє фінансування.

Натомість важливо мати людей, які знають свої ролі.

Один фахівець може відстежувати можливості та координувати підготовку заявки. Профільні працівники — давати дані й допомагати сформулювати проблему. Фінансисти — працювати з бюджетом. Комунікаційники — допомагати розповідати про проєкт. Керівництво — визначати пріоритети й створювати умови, щоб усі ці люди могли працювати разом.

Тоді грантова робота перестає залежати від того, чи встигне одна людина зробити все до дедлайну.

Вона стає частиною роботи громади.

Саме до цього підходу ми й ведемо учасників курсу Академії UMBA «Грантовий менеджмент для громад: від ідеї до реалізації». Не просто навчитися заповнювати заявку, а вибудувати шлях від проблеми та ідеї до фінансування і реалізованого проєкту — разом із командою.

Якщо у вашій громаді вже є людина, яка працює з грантами, курс допоможе підсилити її та вибудувати навколо неї процес. Якщо системи ще немає — допоможе почати її створювати.

Долучитися до наступного потоку:  https://bit.ly/4fUPSGx 

Марія Кучеренко, програмна директорка UMBA, менеджерка з комфорту ГО «Має Сенс»