Політики організації: формальність чи дієвий інструмент
Політики організації часто сприймаються як нудні і надмірно формалізовані документи, що вимагають часу на ознайомлення, але чи справді вони так необхідні?
Це не просто набір правил, а основа для стабільної та ефективної роботи. Вони визначають стандарти поведінки, допомагають уникнути юридичних та етичних порушень, а також створюють чіткі рамки для прийняття рішень у складних ситуаціях. У часи постійних змін, зокрема у кризові періоди, політики стають важливими інструментами для збереження порядку, забезпечення безпеки та адаптації до нових викликів.
В кожній організації політики та процедури є основою для забезпечення ефективної роботи та відповідності законодавчим та етичним вимогам. А чи знають про їх існування співробітники та чи виконують їх?
Можна розробити десятки правил і політик роботи, проте вони не будуть робочими. Важливо, аби кожен член команди знав про їх існування, вчасно з ними ознайомився та дотримувався. Іноді це непростий процес, бо подібні документи можуть сприймати як нудні правила, які швидко прогортуєш і ставиш “Погоджуюсь”, аби тільки не витрачати час на їх прочитання.
Політики в організації ГО “Має Сенс”
У “Має Сенс” також є політики роботи організації. Вони були розроблені як на етапі створення організації, так і в процесі її діяльності. І з часом вони будуть вдосконалюватись і переглядатись, доповнюватись.
Так нещодавно у нас з’явилися політики щодо цифрової, фізичної та психологічної безпеки, що дозволяють створити захищене середовище для нашої команди та забезпечити належний рівень захисту інформації. За останній період також додались кодекс корпоративної етики і політика використання штучного інтелекту.
Ми, як і будь-яка інша організація, інколи стикаємося з труднощами у впровадженні політик, їх адаптації до нових умов чи змін у команді. Важливо, аби кожна політика виконувала свою функцію. Для цього потрібно, аби співробітники знали про їх наявність, читали їх та дотримувались.
Як зробити так, аби політики читались та виконувались
Участь співробітників у створенні політик або їх оновленні допомагає не лише підвищити їхню зацікавленість, а й забезпечити відповідність документів реальним потребам і викликам, з якими вони стикаються в роботі.
Політики не повинні бути чимось окремим, що "лежить" в документі. Вони мають бути органічно вплетені в щоденну діяльність і робочі процеси.
Один із секретів успіху - не робити їх занадто довгими і складними для сприйняття. Політики мають містити найголовнішу інформацію, легку для сприйняття.
Презентація політик - це теж важлива частина ознайомлення команди з правилами. Їх можна просто кинути у загальний чат, а можна звернути більшу увагу колег на необхідність ознайомлення з документом.
Розмістіть їх у відкритому доступі для усієї команди, аби кожен міг зручно повернутись до політики і перечитати її.
Нещодавно у ГО “Має Сенс” ми також протестували процес тестування після ознайомлення з політиками. Це стимулює більш відповідально поставитись до вивчення правил і додає трохи інтерактиву до процесу.
Оновлення політик - це необхідність
Оновлення політик є важливою частиною нашої роботи. Вони повинні відповідати змінам в зовнішньому середовищі, технологіях, законодавстві, а також у самій організації.
Світ змінюється, а разом з ним мають змінюватися й наші внутрішні документи. Тому ми перевіряємо та актуалізуємо наші політики, щоб вони залишалися ефективними і відповідали реаліям сьогодення.
👩💻 Олександра Пилипенко, Директорка Медіанапрямку