Опублікувати вакансію — недостатньо: як будувати систему найму в медіа

Є два типи розмов про рекрутинг у медіа.

Перший — «людей немає». Другий — «окей, а що ми конкретно робимо, щоб вони з’явилися?»

Цей текст — про другий тип.

Бо правда така: опублікувати вакансію і чекати напливу кандидатів, від яких відбою не буде, не працює. Пошук людей — це окремий процес, який має бути у вашій щоденній рутині, як керівників, коли ви не маєте окремого HR-а, якщо реально хочете закрити позицію. Не «годинка на тиждень, коли буде настрій», а нормальна робота кожен день.

Сюрприз-сюрприз: починаємо пошук не з вакансії, а з ясності «щоб що?» нам ця людина

Найпоширеніша пастка керівника — хотіти «людину«, але не розуміти, для чого саме вона вам. І тоді з’являється вакансія «універсального бійця», який має писати, монтувати, продавати, вести соцмережі, бути психологом для команди і ще вміти в бухгалтерію (жарт, але ви зрозуміли).

Тому перший крок — не пост на фейсбук, а картка найму. Документ, де ви фіксуєте портрет: що людина має робити, за що відповідати, що у вас must have, а що буде плюсом. Це дисциплінує і потім реально допомагає і на офері, і на онбордингу, і в оцінці кандидатів.

І ще важлива рамка: ідеальний кандидат майже завжди тримається на трьох речах — цінності, софт-скіли, хард-скіли. Якщо по цінностях не співпало — жодні навички не врятують співпрацю.

Killer questions: не щоб «завалити», а щоб не витратити дорогоцінний час дарма

Після того, як у вас є портрет, ви готуєте 2–3 контрольні питання — ті самі killer questions. Вони потрібні, щоб швидко проявити критично важливе: базову компетентність або мотивацію. Їх можна ставити в анкеті, або в живій розмові.

Це не про «хитрі питання з підковиркою». Це про перевірку того, що є насправді. Наприклад, якщо вам потрібен менеджер з продажу реклами , то можна почати дуже просто: «вам комфортніше написати незнайомій людині, чи зателефонувати?» і далі вже розкручувати, що за цим стоїть. Бо інколи кандидат гарно говорить слово «продажі», але дзвінків боїться, як вогню.

Одна співбесіда не допоможе вирішити 

Ми в «Має Сенс» не дуже віримо в рішення після однієї розмови. Бо перша зустріч часто проходить на емоціях: або «вау, класна людина», або «ні, щось не те». А реальність трішечки інша.

Тому нормальна логіка — дві-три співбесіди: перша — знайомство і адекватність очікувань,  друга — професійні кейси і моделювання ситуацій,  третя — якщо лишилися сумніви або кілька сильних кандидатів.

І дуже важливо пам’ятати: співбесіда — процес двосторонній. Кандидат теж дивиться на вас і вирішує, чи хоче працювати саме з вами.

Тому так, ви правильно думаєте, вам доведеться продавати свою організацію. Реальність така сьогодні, що ми в громадському секторі конкуруємо з бізнесом за сильних гравців. І не тільки зарплатами. Конкуруємо увагою, ясністю, культурою, відчуттям безпеки й нормальним ставленням.

Тому на співбесіді важливо не тільки питати, а й показати сенс вашої діяльності. І зробити це так, щоб кандидат ще до остаточного рішення обох сторін відчув себе майже частиною команди.

Де шукати людей: дуже очевидні речі насправді, які часто не роблять

Перший канал — ваші люди. Запитайте команду. Але з важливою умовою: в команді не мають боятися радити людей. Якщо ви потім перекладете відповідальність на того, хто порадив («це ти привів, то тепер і розбирайся з ним — вчи, допомагай, закінчуй роботу за ним»), то цей канал помре назавжди.

І так, це не просто ми так думаємо. Дослідження про найм через рекомендації часто показують кращу якість найму й утримання, бо людина приходить з реалістичнішими очікуваннями і через соціальний місток.

Другий – job-портали і тут відразу головна помилка, але про все по порядку. Ми користуємось Work.ua. Там  можна почати пошук навіть без бюджету: 1 вакансія на місяць доступна безкоштовно, а для ГО/фондів/держсектору можна отримати додаткові безкоштовні вакансії та можливість відкривати контакти через звернення в підтримку.

Але головне: викласти вакансію — недостатньо. З нею треба працювати щодня: переглядати базу, писати людям, сортувати, дзвонити, запрошувати. І ще одна дрібниця, яка дає ефект: якщо вакансія постійна — не продовжуйте її вічно, а перепубліковуйте, щоб вона знову “спливала” вгорі пошуку.

Третій — власні майданчики: ваш сайт і соцмережі. Бо це не щось додаткове і побіжне, а хороший канал ваших людей. Чесно, мене інколи дивує, як редакції не використовують власну лояльну аудиторію для пошуку людей в команду.  Але тут є умова: це має бути системно. Один пост може спрацювати, а може і ні. Раз на місяць майже не працює. Чекати, що хтось сам напише не стратегія.

Порада: подивіться на пошук людей як на контент-процес. Внесіть цей пункт в щотижневий контент-план. Показуйте, чим займаєтесь, як працює команда, які у вас цінності, кого саме шукаєте, з чим буде працювати людина.

Четвертий — ваші громади, ВПО, релоковані громади, ветеранські організації, але знову нюанс, бо треба “ніжками”. Соцвідділи, ради ВПО, центри зайнятості, хаби — це місця, де концентруються люди, які шукають роботу/навчання/новий старт, і там є координатори, які знають людей особисто.

Але тут не працює варіант скинути вакансію в месенджер. Тут працює прийти, пояснити хто ви, кого шукаєте, які вимоги критичні, кого точно не шукаєте. Це системна робота з локальною мережею.

З ветеранськими організаціями та сама логіка: не дайте нам когось, а познайомитися, зрозуміти їхні програми підтримки, чесно пояснити ролі й вимоги, і бути готовими адаптувати онбординг.

П’ятий — університети і стажування. Це працює, але скоріше як дуже широка воронка, бо як ми ще кажемо сито. Стажування — нормальна стратегія: берете студента на практику, навчаєте, а далі наймаєте найкращих.

З нашого досвіду краще спрацювали студенти третього курсу: у них уже є база, вони краще орієнтуються, розуміють відповідальність і як домовлятися про графік.

Шостий — нетворкінг (ну погодьтесь без цього нікуди) і канал “Хочу в Тім”. Особисте спілкування — це інструмент, яким потрібно вміти користуватись. Розповідайте оточенню, що ви в пошуку, ходіть на події, знайомтесь, бо у невимушеній обстановці можна зустріти людей, які завтра стануть вашими колегами.

І окремо: канал “Хочу в Тім” — це не комерційний job-портал, запущений «Має Сенс», а платформа горизонтальних зв’язків. Подати оголошення можна через донат (від 1 грн) на БФ «Тактика Добра», що працює під парасолькою нашої організації.

Офер. Так-так знову фіксація, бо що? правильно: «те, що не написано — не існує»

Офер — це узагальнення того, про що ви говорили на співбесідах, але дуже конкретно. Ви не просто “накидаєте” в нього обов’язки, а фіксуєте все те, про що говорили протягом зустрічей, проговорюєте, узгоджуєте, фіксуєте. Бо офер потім перетікає в посадову інструкцію.

В офері важливо зафіксувати формат співпраці, графік/зайнятість, можливість віддаленої роботи, участь у планірках/командних активностях, рівень зарплатні, терміни, цілі і логіку випробувального терміну.

І насамкінець трішки про онбординг: це не просто перший день, це система входу в організацію

Нормальний онбординг — це не «ось тобі доступи, тримай задачі, виживай». Це система, яка зменшує хаос і дає людині опору, розуміння як і що працює в організації, де і що шукати, до кого іти по пораду.

У нашій логіці це 2 місяці. З них перші 2 тижні — це навчання і ми дивимось весь цей час, як людина на людину. Наступні ж 6 тижнів — це робота з чіткими KPI, постійна комунікація. Після першого місяця роботи безпочередньому керівнику варто зустрітись на one-to-one із спвробітником та зрозуміти, як йому працюється, що подобається, що вдається, а де є якісь перешкоди. Вже після 2 місяців відбувається оцінка пройденого шляху, та остаточне рішення про подальші кроки.

І до речі, цей матеріал теж є частинкою стратегії з пошуку людей у нашу команду. Бо власне хтось прочитає і, можливо, подумає: «круті вони, хочу в команду»

Марія Кучеренко, програмна директорка UMBA, менеджерка з комфорту в ГО «Має Сенс»