Командна робота - запорука результату: досвід Білолуцької громади після навчання на курсі «Грант-менеджер від ідеї до реалізації»

Для громад, які працюють в умовах війни, релокації та обмежених ресурсів, грантові програми дедалі частіше стають не додатковою можливістю, а одним із ключових інструментів розвитку. Але успішна грантова діяльність починається не з пошуку конкурсу чи донора. Вона починається з команди, яка розуміє потреби громади, вміє формувати проєктні ідеї, будувати партнерства та працювати з міжнародним фінансуванням системно.

Саме тому Білолуцька селищна військова адміністрація Луганської області відправила на курс «Грант-менеджер від ідеї до реалізації» одразу п’ятьох працівників. Сьогодні громада не лише готує нові грантові заявки, а й розвиває партнерства, працює над стратегічним плануванням та залученням міжнародної підтримки. Про те, що змінилося після навчання, розповідає начальниця відділу бухгалтерського обліку та звітності, головна бухгалтерка Білолуцької селищної військової адміністрації Старобільського району Луганської області Марина Куракова.

Від потреби в грантах до рішення навчати команду

- Коли в Білолуцькій громаді виникла потреба серйозніше займатися грантами та міжнародними проєктами? Чого тоді найбільше бракувало?

- Потреба системно займатися грантами та міжнародними проєктами в Білолуцькій громаді особливо загострилася після початку повномасштабного вторгнення та вимушеної релокації громади. В умовах тимчасової окупації території та обмежених фінансових ресурсів місцевого бюджету грантові програми стали одним із ключових інструментів підтримки мешканців громади, внутрішньо переміщених осіб, ветеранів та сімей військовослужбовців.

На початковому етапі найбільше бракувало практичних знань щодо пошуку грантових можливостей, підготовки якісних проєктних заявок, побудови партнерств із міжнародними організаціями та управління проєктами після отримання фінансування. Також була потреба у розумінні вимог донорів, формуванні логіки проєктів та підготовці звітності відповідно до міжнародних стандартів.

Саме тому виникла необхідність підвищувати компетенції команди громади у сфері грант-менеджменту та залучення зовнішніх ресурсів для розвитку громади навіть в умовах війни.

-  На курс від громади пішли одразу п'ять людей. Чому вирішили навчати команду, а не одну відповідальну людину?

- Ми свідомо прийняли рішення навчати не одну відповідальну особу, а команду з п'яти представників громади. Наш досвід показує, що успішна реалізація грантових проєктів потребує залучення фахівців різних напрямів: управління військової адміністрації , фінансового та економічного відділів.

Для Білолуцької громади, яка працює в умовах релокації та тимчасової окупації території, особливо важливо забезпечити сталість знань і процесів. Коли компетенції зосереджені лише в однієї людини, існують ризики втрати досвіду або перевантаження працівника. Натомість командне навчання дозволило сформувати спільне бачення проєктної діяльності, розподілити ролі та відповідальність, а також одразу обговорювати можливості застосування отриманих знань на практиці.

Крім того, навчання в команді сприяло більш ефективному опрацюванню матеріалу: учасники могли обмінюватися досвідом, доповнювати один одного та спільно працювати над ідеями проєктів для громади. У результаті ми отримали не одного грант-менеджера, а команду, здатну комплексно працювати над залученням зовнішніх ресурсів та реалізацією проєктів розвитку.

- Який момент під час навчання став для вас найбільшим відкриттям?

- Найбільшим відкриттям для нас стало усвідомлення того, що успішний грантовий проєкт починається не з пошуку конкурсу чи написання заявки, а з чіткого розуміння потреб громади та правильно сформульованої проєктної ідеї.

Під час навчання ми зрозуміли, що донори підтримують не просто окремі заходи чи закупівлі, а системні рішення конкретних проблем. Особливо цінним було навчитися будувати логіку проєкту: визначати проблему, цільову аудиторію, очікувані результати та показники успіху ще до початку написання заявки.

Також важливим інсайтом стало те, що навіть громада, яка працює в умовах релокації та тимчасової окупації території, має значні можливості для залучення міжнародної підтримки. Головне — вміти правильно представити свої потреби, ресурси та потенціал для розвитку.

Після навчання ми почали дивитися на грантову діяльність не як на разову можливість отримати фінансування, а як на стратегічний інструмент розвитку громади та підтримки її мешканців.

Чому грантова заявка — це не робота однієї людини

- Як бухгалтерка, що нового ви побачили у своїй ролі в грантових проєктах після курсу?

- Як бухгалтерка, після проходження курсу я по-новому подивилася на свою роль у грантових проєктах. Раніше здавалося, що бухгалтер переважно долучається вже на етапі реалізації проєкту — веде облік, контролює витрати та готує фінансову звітність. Однак навчання показало, що фінансова складова є важливою ще на етапі розробки проєктної заявки.

Я зрозуміла, наскільки важливо брати участь у формуванні бюджету проєкту, оцінці реалістичності витрат, плануванні закупівель, розрахунку адміністративних витрат та аналізі фінансових ризиків. Від якості підготовки бюджету часто залежить не лише успішність реалізації проєкту, а й рішення донора щодо його підтримки.

Також курс допоміг краще зрозуміти вимоги міжнародних донорів до фінансового менеджменту, підтверджуючих документів та звітності. Це дозволяє заздалегідь вибудовувати внутрішні процедури таким чином, щоб забезпечити прозоре та ефективне використання грантових коштів.

Тепер я сприймаю себе не лише як виконавця фінансових процедур, а як повноцінного члена проєктної команди, який бере участь у плануванні, реалізації та забезпеченні сталості грантових ініціатив громади.

- Що змінилося у вашій роботі вже в перші місяці після навчання?

- Уже в перші місяці після завершення курсу змінився наш підхід до роботи з грантовими можливостями. Ми почали більш системно відстежувати конкурси, аналізувати вимоги донорів та оцінювати, які проєкти найбільше відповідають потребам громади.

У роботі команди з'явився чіткіший розподіл ролей: фахівці відповідальні за змістовне наповнення проєктів, комунікацію з партнерами, підготовку бюджетів та організацію звітності. Це дозволило значно підвищити якість підготовки заявок і скоротити час на їх розробку.

Особисто для мене, як для головного бухгалтера, зміни полягали в тому, що я стала долучатися до проєктів ще на етапі формування ідеї та бюджету. Завдяки отриманим знанням ми почали більш впевнено планувати фінансову частину проєктів, враховувати вимоги донорів та заздалегідь готувати механізми фінансового супроводу.

Крім того, після навчання ми активізували роботу над залученням зовнішніх ресурсів для громади, підготували низку грантових заявок та розширили коло партнерів серед міжнародних організацій і громад, готових до співпраці. Навчання дало нам не лише знання, а й впевненість у власних можливостях реалізовувати проєкти навіть у складних умовах воєнного часу.

- Чи стали ви активніше шукати партнерів і комунікувати з донорами після курсу? Які результати вже бачите?

Так, після проходження курсу ми стали значно активніше працювати над розвитком партнерств та комунікацією з потенційними донорами. Навчання допомогло зрозуміти, що успішний грантовий проєкт — це не лише якісна заявка, а й довгострокові відносини з партнерами, фондами та іншими громадами.

Ми почали більш системно вивчати можливості міжнародної технічної допомоги, брати участь у грантових конкурсах, налагоджувати контакти з громадськими організаціями, міжнародними фондами та громадами-партнерами. Значно впевненішими стали комунікації з донорами, адже курс дав розуміння їхніх підходів, пріоритетів та очікувань від заявників.

Серед результатів, які вже бачимо, — підготовка та подання нових грантових заявок, участь у конкурсних відборах, розширення мережі партнерств і залучення додаткових ресурсів для реалізації проєктів громади. Зокрема, нам вдалося активізувати співпрацю з партнерськими громадами, міжнародними програмами підтримки та організаціями, які працюють у сферах допомоги ВПО, ветеранської політики, розвитку соціальних послуг та оздоровлення дітей.

Для Білолуцької громади, яка працює в умовах релокації, такі партнерства мають особливу цінність, адже дозволяють реалізовувати ініціативи, які було б складно профінансувати виключно за рахунок місцевих ресурсів. Сьогодні ми вже розглядаємо партнерську взаємодію як один із ключових інструментів розвитку громади та підтримки її мешканців.

Хочете навчитися системно працювати з грантами, міжнародними партнерами та донорськими програмами?

Реєстрація на курс: https://bit.ly/4fUPSGx 

Від грантових заявок до реальних проєктів

- Про реальну роботу Над чим громада працює зараз? Які проєкти, заявки або партнерства готуєте?

- Наразі Білолуцька громада активно працює над залученням додаткових ресурсів для підтримки внутрішньо переміщених осіб, дітей, ветеранів та розвитку соціальних послуг. Після проходження курсу ми почали більш системно підходити до підготовки проєктів і розвитку партнерств.

Одним із важливих результатів стало те, що наша команда була відібрана для безкоштовного навчання за програмою «Зміни Тут: Європа починається з громад», яку реалізує аналітичний центр We Build Ukraine у межах проєкту «Єднання для громади», що впроваджується ІСАР Єднання за фінансової підтримки Європейського Союзу. Для нас це можливість поглибити знання з проєктного менеджменту, європейської інтеграції та розвитку громад, а також налагодити нові партнерства.

Крім того, у партнерстві з ГО «СИЛЬНА ГРОМАДА РАЗОМ» ми готуємо та подаємо грантові заявки, спрямовані на підтримку дітей, внутрішньо переміщених осіб та розвиток громадських ініціатив. Зокрема, подано заявку на участь у програмі DECIDE Summer Clubs 2026 «Ми вдома – в Україні» для організації літніх активностей, профорієнтаційних заходів та соціальної адаптації дітей-ВПО з Луганської області. Проєкт передбачає залучення близько 40–50 дітей та створення безпечного простору для їхнього розвитку і спілкування. Ми вже бачимо, що навчання допомогло перейти від поодиноких грантових ініціатив до системної роботи над залученням зовнішніх ресурсів для розвитку громади.

-  Як сьогодні виглядає процес підготовки грантової заявки в громаді? Хто долучається до роботи?

- Сьогодні підготовка грантової заявки в Білолуцькій громаді є командним процесом. Після навчання ми відійшли від практики, коли вся робота концентрувалася на одній людині, і створили внутрішню команду, де кожен відповідає за свій напрям.

Робота починається з аналізу потреб громади та визначення проблем, які потребують вирішення. До цього процесу долучаються керівництво громади, профільні спеціалісти, працівники соціальної сфери, освітяни, а також представники громадських організацій та партнерських установ.

Після визначення ідеї проєкту команда спільно формує концепцію, цілі, заходи та очікувані результати. Профільні фахівці готують змістову частину заявки, а фінансовий блок опрацьовується за участю бухгалтерської служби. Як головний бухгалтер, я долучаюся до розробки бюджету, перевірки відповідності витрат вимогам донора, оцінки фінансових ризиків та планування механізмів звітності.

Важливу роль також відіграють наші партнери, зокрема громадські організації, які мають досвід реалізації проєктів та допомагають посилити заявки експертизою, партнерськими ресурсами й додатковими можливостями для реалізації проєктів. 

Завдяки командному підходу ми отримуємо більш якісні проєкти, краще враховуємо потреби мешканців громади та підвищуємо свої шанси на успішне залучення грантового фінансування.

- Які інструменти або підходи з курсу ви використовуєте найчастіше?

Тут можуть вилізти дерево проблем, бюджетування, комунікація з донорами, логіка проєкту.

Найчастіше у своїй роботі ми використовуємо інструменти, які допомагають структурувати проєктну ідею ще до початку написання заявки. Одним із найбільш корисних для нас стало дерево проблем та дерево рішень. Цей підхід дозволяє не зосереджуватися лише на наслідках проблеми, а знаходити її першопричини та формувати проєкти, які дійсно створюють довгострокові зміни.

Також дуже цінними виявилися знання з побудови логіки проєкту. Тепер під час підготовки заявок ми чітко визначаємо проблему, цільові групи, мету, завдання, очікувані результати та показники ефективності. Це допомагає зробити проєкти більш зрозумілими як для команди, так і для потенційних донорів.

Для мене як для головного бухгалтера особливо корисним став блок з бюджетування. Ми почали більш ретельно планувати витрати, перевіряти їхню обґрунтованість, враховувати вимоги донорів та заздалегідь продумувати механізми фінансового супроводу і звітності.

Крім того, ми активно використовуємо підходи до комунікації з донорами та партнерами. Курс допоміг зрозуміти, що ефективна взаємодія починається задовго до подання заявки і продовжується протягом усього життєвого циклу проєкту. Завдяки цьому ми стали впевненіше презентувати свої ідеї, будувати партнерства та шукати можливості для подальшої співпраці.

Загалом найбільша цінність курсу полягає в тому, що він дав не окремі інструменти, а цілісну систему підготовки та реалізації проєктів, яку ми вже використовуємо у щоденній роботі громади.

Чому грантова заявка не пишеться наодинці

-  Якби потрібно було пояснити іншій громаді, навіщо відправляти на навчання одразу кількох людей, що б ви сказали?

Я б порадила іншим громадам навчати не окремих працівників, а саме команди. Грантова діяльність сьогодні — це не робота однієї людини, а спільний процес, який об'єднує керівництво громади, профільних спеціалістів, фінансистів, комунікаційників та партнерські організації.

Коли навчається лише одна людина, знання залишаються локальними, а впровадження нових підходів часто потребує додаткового часу та переконання колег. Натомість командне навчання дозволяє одразу сформувати спільне бачення, єдину термінологію та розуміння всіх етапів проєктної роботи — від пошуку можливостей до реалізації та звітування.

Ми переконалися на власному досвіді, що саме командний підхід допомагає швидше переходити від навчання до практики. Кожен учасник курсу побачив свою роль у грантовому процесі, а отримані знання одразу почали використовуватися в роботі. У результаті громада не залежить від однієї людини, а формує внутрішню спроможність системно працювати із залученням ресурсів.

Для громад, які працюють в умовах війни, релокації чи обмежених бюджетних можливостей, це особливо важливо. Адже грантові проєкти сьогодні — це не лише додаткове фінансування, а й можливість залучати партнерів, створювати нові послуги для мешканців та забезпечувати розвиток громади навіть у складних обставинах. Саме тому інвестиція в навчання команди дає значно більший результат, ніж навчання окремого фахівця.

- Яку помилку громади найчастіше роблять у грантовій роботі і яку з них ви побачили у себе до навчання?

На мою думку, одна з найпоширеніших помилок громад у грантовій роботі — починати не з проблеми, а з пошуку грошей. Часто громади спочатку знаходять конкурс, а вже потім намагаються «підлаштувати» під нього свою ідею. У результаті проєкт може виглядати формальним і не створювати реальних змін для мешканців.

Якраз цю помилку ми побачили і в себе до навчання. Ми мали багато хороших ідей та розуміли потреби громади, але не завжди достатньо уваги приділяли аналізу проблеми, формуванню логіки проєкту та доведенню того, як саме запропоновані заходи приведуть до конкретного результату.

Курс допоміг нам змінити підхід. Тепер ми починаємо з потреб людей і стратегічних цілей громади, аналізуємо причини проблеми, визначаємо очікувані результати, а вже потім шукаємо грантові можливості, які найкраще відповідають нашим завданням.

Ще один важливий урок полягає в тому, що грантова робота не може бути відповідальністю однієї людини. До навчання ми також певною мірою сприймали підготовку заявок як окремий напрям роботи кількох фахівців. Зараз розуміємо, що успішний проєкт народжується завдяки співпраці всієї команди — від керівництва громади та профільних спеціалістів до фінансистів і партнерських організацій.

Саме цей перехід від пошуку фінансування до системного проєктного мислення став для нас одним із найцінніших результатів навчання.

- Що сьогодні Білолуцька громада робить інакше, ніж рік тому, коли йдеться про залучення міжнародного фінансування?

Рік тому Білолуцька громада переважно зосереджувалася на залученні гуманітарної та технічної допомоги для забезпечення нагальних потреб в умовах війни та релокації. Зокрема, у 2023–2024 роках завдяки співпраці з міжнародною програмою Агентство США з міжнародного розвитку (USAID) громада отримала необхідну техніку для мобільного ЦНАПу, яка допомогла забезпечити стабільну роботу громади та підтримку наших мешканців.

Сьогодні наш підхід до міжнародного фінансування став більш стратегічним. Ми вже не лише шукаємо можливості для отримання допомоги, а й визначаємо, які саме ресурси потрібні громаді для досягнення довгострокових цілей розвитку.

Одним із ключових кроків стало розпочате у 2026 році напрацювання Стратегії розвитку Білолуцької громади до 2030 року. Ця робота допомагає нам чітко визначити пріоритети відновлення та розвитку громади, сформувати бачення майбутнього та пов'язати проєктну діяльність із конкретними стратегічними завданнями.

Завдяки навчанню та роботі над Стратегією ми почали більш усвідомлено підходити до залучення міжнародного фінансування: не підлаштовуватися під окремі грантові конкурси, а шукати донорські програми, які допоможуть реалізувати стратегічні цілі громади. Паралельно ми розвиваємо партнерства з громадськими організаціями, міжнародними фондами та іншими громадами, формуємо проєктний портфель та готуємо заявки, що відповідають нашим довгостроковим пріоритетам.

Тому сьогодні міжнародне фінансування для нас — це вже не лише можливість отримати ресурси, а інструмент реалізації Стратегії розвитку громади та створення стійкого майбутнього для її мешканців.

Історія Білолуцької громади показує, що грантова діяльність — це значно більше, ніж написання заявок. Це робота з потребами людей, стратегічне планування, побудова партнерств і командний підхід до розвитку громади.

Після навчання команда громади почала системніше працювати з міжнародними донорами, активніше шукати можливості фінансування, розширювати партнерства та інтегрувати проєктний підхід у щоденну роботу. Важливо й те, що знання отримала не одна людина, а команда, яка сьогодні спільно працює над залученням ресурсів та реалізацією проєктів для мешканців громади.

Саме на цьому принципі побудований курс «Грант-менеджер від ідеї до реалізації» — від аналізу потреб і пошуку можливостей до бюджетування, роботи з донорами, реалізації проєктів та звітування.

Реєстрація на курс: https://bit.ly/4fUPSGx 

Марія Кучеренко, програмна директорка UMBA, менеджерка з комфорту в ГО «Має Сенс»