Команда — це більше, ніж спільні задачі: «щоб що» ми в «Має Сенс» проводимо неформальні зустрічі та що з цього можуть взяти керівники медіа

Дистанційна робота дозволяє команді бути разом, навіть коли між людьми сотні кілометрів. Можна щодня бачитися в Zoom, листуватися в робочих чатах, вести спільні проєкти — і водночас поступово знати про колег усе менше.

Бо більшість контактів мають конкретну мету: поставити задачу, уточнити коли буде готово, погодити документ, обговорити результат.

Для дистанційної команди це не просто питання приємної атмосфери. Коли між людьми є контакт поза робочими задачами, простіше звернутися по допомогу, сказати про труднощі, запропонувати ще не до кінця сформовану ідею чи включитися в роботу колеги.

У «Має Сенс» один зі способів підтримувати такий зв'язок — «Шоб шо?», регулярні неформальні зустрічі команди. Тут немає звітів, KPI чи обов'язкового робочого результату. Натомість є час побути разом поза звичними ролями.

Розповідаємо, навіщо ми залишаємо для цього місце в робочому календарі та що з нашого досвіду може бути корисним керівникам медіа з дистанційними або розподіленими командами.

Робочої комунікації може бути багато. Людської — мало

На дистанційці легко отримати парадокс: команда постійно на зв'язку, але спілкування поступово звужується до робочих питань.

В офісі частина неформальної взаємодії виникає сама собою. Хтось зустрівся на кухні, поговорив після наради, разом пішов на обід. Так люди дізнаються, як справи в колег, що їх турбує, що відбувається в їхньому житті.

В онлайні для розмови зазвичай потрібен привід. І найчастіше цей привід — робочий.

Ми добре побачили це після літа. Команда продовжувала весь цей час працювати разом, але кілька місяців не збиралася на «Шоб шо». На початку першої зустрічі після перерви прозвучало просте спостереження: ми «трошечки не знали, хто чим живе, як у кого справи».

Тобто робочий контакт нікуди не зник. А людського контакту стало менше. Саме тому те, що в офісі частково відбувається випадково, дистанційній команді іноді потрібно створювати свідомо.

Неформальна зустріч не має ставати ще однією планіркою

Для нас важливо, щоб «Шоб шо» не перетворювалося на робочу зустріч із веселішою назвою. Якщо люди знають, що за десять хвилин після початку доведеться обговорювати проєкти, результати чи наступний дедлайн, простору для іншого типу взаємодії фактично не залишається. Тому для таких зустрічей ми окремо придумуємо тему та механіку.

Наприклад, після літньої перерви говорили про те, яким для кожного було це літо. Спочатку учасниці обирали одну із запропонованих картинок, яка найкраще його описує. Потім намагалися за фотографіями та короткими підказками впізнати історії колег. Важливо тут не те, хто куди їздив чи як провів відпустку. Спільна тема дала людям привід поговорити одне з одним не про роботу.

І для такого формату зовсім не потрібна складна програма чи великий бюджет.

Щоб довіряти колезі, треба хоча б трохи його знати

Неформальні зустрічі самі собою не створять довіру в команді. Але вони дають їй простір формуватися. Коли взаємодія з людиною не обмежується постановкою й виконанням задач, поступово стає простіше комунікувати і в роботі.

Наприклад, сказати:

«Я не встигаю».

«Мені тут потрібна допомога».

«Я не погоджуюся».

«У мене є ідея, але вона поки сира».

«Я помилилася, давайте подумаємо, як виправити».

Для організації це вже цілком практичний результат. Бо навіть найдетальніше прописані процеси не можуть передбачити всі ситуації. Команді все одно доводиться домовлятися, сперечатися, просити одне одного про допомогу, разом шукати рішення.

І тут має значення, чи звертаєшся ти просто до людини з потрібною посадою — чи до колеги, якого знаєш трохи краще за ім'я та аватарку в робочому чаті.

Не потрібно змушувати команду «дружити»

Є й інша крайність: вирішити, що для згуртованої команди всі мають стати друзями, родиною, ділитися особистим.Ми не ставимо перед «Шоб шо» такого завдання.

У людей різні межі, різна потреба в спілкуванні й різне уявлення про те, що вони готові приносити в робочий простір. Неформальна взаємодія має залишати можливість бути собою, а не створювати ще один корпоративний обов'язок.

Тому керівнику важливо не просто додати в календар «тимбілдинг», а подумати, який формат буде природним саме для його команди.Це може бути година розмови раз на місяць, невелика гра, обговорення книжки чи фільму, спільний онлайн-сніданок або будь-який інший привід побути разом без робочого порядку денного.

Формат другорядний. Важливіше, щоб люди розуміли: від них зараз не чекають результату, звіту чи демонстрації продуктивності.

Що з нашого досвіду можуть взяти керівники медіа

Редакції особливо добре знають, як легко робочий ритм з'їдає все інше. Новини, дедлайни, грантові проєкти, соцмережі, звіти, термінові зміни в планах — завжди знайдеться задача, важливіша за годину простої розмови.

Але якщо команда працює дистанційно, не варто розраховувати, що неформальна взаємодія якось складеться сама.

З нашого досвіду тут працюють кілька простих принципів: виділяти для такого спілкування окремий час;  не додавати до нього прихований робочий порядок денний;  давати людям право самим визначати межі особистого;  змінювати формати, щоб зустрічі не перетворилися на рутину.

І не чекати від них миттєвого вимірюваного результату.

Після останнього «Шоб шо» Олександра Пилипенко сказала: «Мені було дійсно дуже приємно дізнатися більше особистого про життя наших колег, не тільки про робочі моменти. І це дуже дійсно зближає».

Це простий результат, але для дистанційної команди він має значення.

Людський зв'язок теж потребує часу

Організаційний розвиток — це стратегія, структура, ролі, процеси, правила взаємодії. Але зрештою всі ці процеси працюють настільки добре, наскільки люди можуть працювати одне з одним.

Саме тому в календарі «Має Сенс» поруч із планірками та робочими зустрічами залишається місце для «Шоб шо». Не тому, що команду потрібно постійно розважати. І не тому, що всі колеги мають стати друзями. А тому, що на дистанційці робоча взаємодія виникає автоматично — її створюють задачі. А для людської взаємодії часто потрібно окремо створити час і простір.

І якщо після такої зустрічі людині трохи простіше написати колезі «потрібна твоя допомога», запропонувати ідею або чесно сказати, що щось не виходить, — ці дві години в календарі вже мали сенс.

Марія Кучеренко, програмна директорка UMBA, менеджерка з комфорту ГО «Має Сенс»