5 речей, які громада має зробити до появи грантового конкурсу

Коли з’являється новий грантовий конкурс, для громади починається дуже інтенсивний етап роботи. Потрібно оцінити, чи відповідає можливість її потребам, обрати проєктну ідею, зібрати необхідні дані, залучити команду й партнерів, підготувати бюджет та документи. І що більше з цієї роботи зроблено заздалегідь, то більше часу залишається на якісне опрацювання самої заявки.

У такій ситуації значна частина часу йде не на підготовку сильної заявки, а на те, що можна було зробити заздалегідь. Системна робота із залучення фінансування починається не з моменту, коли громада побачила новий конкурс. Вона починається значно раніше.

Про те, що громада може підготувати ще до появи конкретної грантової можливості, говорили тренерки Академії UMBA від ГО «Має Сенс» Наталія Ганжа та Таїсія Гармаш під час практичного воркшопу «Не один грант, а система: як громаді постійно залучати фінансування».

1. Почати не з гранту, а з проблем громади

Одна з найпоширеніших ситуацій виглядає так: громада знаходить цікавий конкурс і вже після цього починає думати, що можна було б подати.

Але логіка має бути протилежною.

Спочатку варто зрозуміти, які проблеми громади потребують вирішення, що є пріоритетним і яких змін вона хоче досягти. І лише потім шукати ресурси, які допоможуть це зробити.

Перелік таких проблем не має існувати лише в голові людини, яка займається грантами. Його варто сформувати разом із профільними спеціалістами громади та регулярно переглядати.

Наприклад, одна проблема може стосуватися молоді, інша — соціальних послуг, третя — економічного розвитку чи інфраструктури. За кожною мають стояти конкретні дані й розуміння, кого вона стосується.

Тоді новий конкурс оцінюють не за принципом «гроші дають — треба подаватися», а ставлять інше питання: чи допоможе ця можливість вирішити одну з наших реальних проблем?

Це важлива зміна підходу. Громада перестає вигадувати потребу під грант і починає шукати фінансування під власні потреби.

2. Перетворити проблеми на банк проєктних ідей

Знати проблему недостатньо. До появи конкурсу частину потреб уже можна перетворити на потенційні проєктні ідеї.

Не обов’язково одразу писати повну заявку чи детально прораховувати бюджет. Але команда може зафіксувати, що саме хоче змінити, для кого, яким приблизно способом і якого результату очікує.

Так поступово формується банк проєктних ідей громади.

Його цінність стає особливо помітною, коли відкривається новий конкурс. Замість питання «що будемо подавати?» команда може переглянути вже напрацьовані ідеї та визначити, яка з них відповідає умовам конкретної програми.

Це економить час і допомагає не залежати від натхнення за кілька днів до дедлайну.

А ще дозволяє бачити залучення фінансування ширше: одна ідея може не підійти одному донору, але відповідати пріоритетам іншого. Тому відмова в одному конкурсі не означає, що від самої ідеї потрібно відмовитися.

3. Знайти партнерів до того, як вони терміново знадобляться

Ще одна річ, яку складно якісно зробити в останній момент, — партнерство.

Якщо за кілька днів до дедлайну з’ясовується, що для заявки потрібна громадська організація, бізнес, освітня установа чи інша громада, починається терміновий пошук: хто погодиться долучитися і швидко підписати необхідні документи.

Але сильне партнерство — це не назва організації, додана до заявки.

Тому ще до появи конкурсу громаді варто розуміти, хто вже працює з потрібними їй аудиторіями й темами, яку експертизу мають потенційні партнери та в яких напрямах можна об’єднати ресурси.

Так поступово формується власна база контактів і партнерств. І коли з’являється відповідна можливість, розмова починається не зі знайомства, а з конкретної спільної ідеї.

Саме над таким переходом від окремих заявок до системної роботи ми працюємо на курсі Академії UMBA «Грантовий менеджмент для громад: від ідеї до реалізації». Учасники вчаться аналізувати потреби, формувати проєктні ідеї, шукати можливості та партнерів і готувати проєкти до подачі.

Дізнатися більше про курс та зареєструватися:  https://sense.ngo/umba/commune

4. Заздалегідь знати, хто включиться в роботу

Навіть досвідчений грантрайтер не може самостійно знати все про освіту, соціальну сферу, інфраструктуру чи економіку громади, одночасно рахувати бюджет, домовлятися з партнерами й ухвалювати управлінські рішення.

Тому до появи конкурсу корисно визначити не одну «людину по грантах», а людей, яких можна залучати залежно від теми проєкту.

Хто надасть статистику? Хто знає проблему зсередини? Хто допоможе оцінити реалістичність рішення? До кого звернутися щодо бюджету? Хто може швидко ухвалити або погодити необхідне рішення?

Коли відповіді на ці питання є заздалегідь, після появи конкурсу не потрібно витрачати перші дні на організацію самої роботи.

І це не означає, що всі ці люди мають постійно займатися грантами. Їхнє завдання — розуміти свою роль і знати, коли саме вони мають підключитися.

Так грантова робота перестає залежати від однієї людини й стає частиною роботи команди.

5. Підготувати те, що не повинно збиратися в останній день

Частина роботи над заявкою повторюється від конкурсу до конкурсу. Команді знову потрібна інформація про громаду, статистика, організаційні дані, документи та інші матеріали.

Якщо щоразу починати їхній пошук заново, навіть проста заявка перетворюється на аврал.

Тому варто створити спільне місце, де зберігатимуться матеріали, які можуть знадобитися для майбутніх заявок, і визначити, хто відповідає за їхнє оновлення.

Це стосується й інформації, яку часто доводиться збирати в різних структурних підрозділах. Краще витратити час один раз на її систематизацію, а потім підтримувати базу актуальною, ніж щоразу починати з повідомлення колегам: «Терміново, у нас дедлайн».

Що змінюється, коли конкурс нарешті з’являється

Дедлайн нікуди не зникає. Вимоги до заявки теж. Але стартова позиція громади вже зовсім інша.

Команді не потрібно за кілька тижнів визначити, що насправді потрібно громаді — є перелік проблем. Не потрібно вигадувати проєкт із нуля — є банк ідей. Не потрібно терміново шукати партнерів — контакти й відносини вже напрацьовані. Не потрібно з’ясовувати, хто може допомогти з бюджетом, статистикою чи профільною частиною, — команда це знає.

І замість того щоб підлаштовуватися під кожну нову можливість, громада може обирати конкурси, які відповідають її цілям.

Саме в цьому різниця між окремими спробами отримати грант і системним залученням фінансування.

Не чекати наступного конкурсу

Почати цю роботу можна ще до того, як у пошті з’явиться наступне оголошення про прийом заявок.

Визначити проблеми. Зібрати проєктні ідеї. Подивитися, яких партнерств бракує. Домовитися про ролі всередині команди. Упорядкувати інформацію й документи.

А вже потім шукати фінансування для того, що громаді справді потрібно.

Саме такий повний цикл учасники проходять на курсі Академії UMBA від ГО «Має Сенс» «Грантовий менеджмент для громад: від ідеї до реалізації» — від формування ідеї та пошуку можливостей до підготовки заявки й подальшої реалізації проєкту.

Якщо ваша мета — не подати одну заявку, а побудувати в громаді систему залучення фінансування, долучайтеся до навчання.

Зареєструватися на курс: https://bit.ly/4fUPSGx 

Марія Кучеренко, програмна директорка UMBA, менеджерка з комфорту в ГО «Має Сенс»