ClickUp для медіа – як безкоштовний таск-менеджер спрощує роботу редакцій. Кейс ГО «Має Сенс»
Сучасні медіа працюють у динамічних умовах, коли віддалена робота, різноманітність задач і висока звітність є частиною щоденної рутини. ClickUp — універсальний таск-менеджер, який може значно спростити ці процеси, зробити роботу команди прозорою та ефективною.
Керівник громадської організації “Має Сенс” Валерій Гармаш ділиться досвідом використання цього інструменту в організації та пояснює, як він може спростити взаємодію в редакції. Робота з ClickUp є однією з обов'язкових умов під час навчання на курсах “Грант-менеджер у медіа” та “Sales у медіа” і для опанування приділяється значний час.
Що таке ClickUp та чому інструмент підходить саме для медіа?
"Медіа – це не просто створення контенту. Це складна система, де треба узгоджувати багато процесів, – зазначає Валерій Гармаш. – Саме тому таск-менеджери стають незамінними. ClickUp дозволяє зробити роботу прозорою, а взаємодію – ефективною."
ClickUp – це універсальна платформа для управління завданнями, яка об'єднує функції таких популярних інструментів, як Slack, Trello, Asana і Google Workspace. Вона допомагає структурувати всі задачі редакції в одному місці, уникнути дублювань і заощадити час.
Для медіа, які працюють у різних форматах – віддалено, у гібридному режимі чи в офісі, – ClickUp стає справжнім рятівником, допомагаючи ефективно керувати ресурсами та виконувати дедлайни.
"Основна задача таск-менеджера – це прозорість, – пояснює Валерій. – Ми довго шукали інструмент, який задовольнив би потреби нашої організації, і зрозуміли, що ClickUp – це найкращий вибір."
Медіа стикаються з багатьма викликами, такими як:
– координація віддалених співробітників;
– узгодження планів публікацій;
– підготовка до зустрічей;
– звітність за грантами чи рекламними кампаніями.
ClickUp об'єднує всі ці процеси, дозволяючи редакціям бачити загальну картину і одночасно зосереджуватись на деталях.
Як побудувати робочий простір у ClickUp?
"Найважливіше – це правильно налаштувати структуру, – зазначає Валерій. – Ми починаємо з робочих просторів, які відповідають за відділи в організації."
Структура ClickUp виглядає так:
1.Робочі простори – наприклад, "Редакція", "Маркетинг", "Продажі", “Гранти”, “Академія”, “Комунікація”.
2.Проєкти – розподіл завдань у межах кожного відділу.
3. Задачі та підзадачі – конкретні кроки, які необхідно виконати для досягнення цілей.
"У нас є окремі простори для роботи з редакціями, хабами, академією, грантами та фінансуванням організації. Кожен співробітник чітко розуміє, що саме він має робити.
Одна з головних переваг ClickUp – це можливість уникати дублювання задач. Наприклад, якщо я створюю задачу, то одразу додаю відповідального, дедлайни та потрібну інформацію. Це значно економить час", – додає Валерій.
Часто в редакціях виникає плутанина: одна задача передається кільком людям, створюються зайві чати, і в результаті ніхто не розуміє, хто за що відповідає. У ClickUp це неможливо, адже кожна задача має чіткі параметри: відповідального, пріоритетність; терміни виконання.
"Більшість організацій мають величезні обсяги звітності, – розповідає Валерій. – ClickUp автоматично формує необхідні звіти, що значно знижує навантаження на команду."
У ClickUp звітність організована так, що керівник може в будь-який момент переглянути: статус виконання задач, хто і коли виконував завдання, результати роботи команди.
Це дозволяє зосередитись на ключових моментах і уникнути зайвих деталей.
Інструменти для командної роботи в ClickUp
"Однією з найзручніших функцій є можливість працювати з документами прямо в системі, – пояснює Валерій. – У нас є посилання на всі необхідні файли, і кожен може швидко отримати доступ до потрібної інформації."
ClickUp дозволяє:
– зберігати документи в єдиному просторі;
– створювати коментарі та залишати підказки;
– відслідковувати зміни в режимі реального часу.
"Наприклад, наш грантовий відділ використовує ClickUp для роботи з донорськими заявками. Усі документи зберігаються в одному місці, і кожен член команди знає, де знайти потрібну інформацію", – додає Валерій.
ClickUp пропонує кілька варіантів перегляду задач: канбан-дошка (як у Trello), список задач, календар, діаграма Ганта.
"Для кожного співробітника є можливість обрати той формат, який найбільше підходить для роботи. Наприклад, я використовую канбан-дошку, бо вона дозволяє бачити процес виконання задач у реальному часі."
Валерій говорить, що на перших етапах може здатися, що роботи більше, але це ілюзія. Насправді ClickUp економить час, адже все стає структурованим і зрозумілим.
Дві ключові причини, чому ClickUp економить час:
1. Відсутність дублювання задач.
2.Автоматизація звітності.
"Ми працюємо в восьми містах і трьох країнах, але завдяки ClickUp можемо обійтись лише однією планіркою на тиждень. Усе інше вирішується через таск-менеджер."
ClickUp у роботі з грантами: кейс ГО “Має Сенс”
Організація роботи грантових відділів завжди була складним процесом через численні документи, звітність та координацію між різними учасниками команди. У ГО “Має Сенс” цей процес спрощений за допомогою ClickUp.
“Це універсальний інструмент, який дозволяє нам поєднати всі етапи підготовки грантів в одному місці, – зазначає Валерій Гармаш. – Ми зібрали все: від підготовки документів до моніторингу виконання задач.”
Робота відділу фандрейзингу в ClickUp команди ГО “Має Сенс” виглядає наступним чином:
1. Централізація документів. Всі документи, пов’язані з грантовими заявками, зберігаються у спеціальних папках. Кожен, хто долучений до роботи над грантом, може швидко знайти потрібну інформацію. Такий підхід виключає необхідність пошуку документів у численних чатах чи електронних листах.
2. Розподіл задач серед команди. Для кожної грантової заявки створюється окрема задача, де прописані всі етапи її виконання, відповідальні особи та дедлайни.У задачах використовуються підзадачі, які деталізують роботу. Наприклад: розробка концепції проєкту, написання бюджету, збір рекомендаційних листів, підготовка та подача грантової заявки.
3.Моніторинг процесу. ClickUp дозволяє відслідковувати виконання задач у реальному часі, бачити, на якому етапі знаходиться кожна заявка: формування, перевірка, подача чи очікування відповіді від донора. Це дає змогу швидко втрутитися, якщо виникають затримки.
4. Автоматизація звітності. Для грантових проєктів важливим є точний облік виконаних робіт. ClickUp автоматично формує звіти, які показують, хто виконував завдання, коли та як це було зроблено.
5. Оптимізація комунікацій.Завдяки інтегрованим коментарям у задачах, команда може спілкуватися безпосередньо в ClickUp. Це допомагає уникнути зайвих чатів і довгих ланцюжків листування.
“Важливо, щоб усі учасники були на одній хвилі. Коли комунікація зосереджена в одному місці, процес стає прозорішим,” – додає Валерій.
Рекомендації для впровадження ClickUp у грантовій роботі:
– Створіть робочий простір виключно для грантових проєктів.
– Призначте відповідальних за кожен етап підготовки заявки.
– Визначте чіткі дедлайни для кожної задачі.
– Використовуйте шаблони задач для рутинних процесів.
– Навчіть команду використовувати всі функції ClickUp, щоб підвищити ефективність.
ClickUp – безкоштовний інструмент для медіа
"ClickUp має безкоштовну версію, яка задовольняє більшість наших потреб, – розповідає Валерій. – На відміну від інших платформ, де безкоштовний період обмежений, ClickUp завжди доступний безкоштовно."
Для невеликих організацій це особливо важливо, адже платні інструменти можуть бути занадто дорогими. ClickUp пропонує більшість своїх функцій без додаткових витрат, що робить його ідеальним для медіа.
"ClickUp дозволяє уникнути хаосу, зекономити час і зробити роботу прозорою, – підсумовує Валерій. – Це найкраще рішення для сучасного медіа."
Якщо ви хочете організувати роботу своєї редакції, спростити звітність і підвищити ефективність, спробуйте ClickUp. Інструмент вже довів свою користь у багатьох проєктах і став незамінним для команд, які прагнуть результатів.
👩💻 Марія Кучеренко, проєктна менеджерка UMBA